辦公室達(dá)人必備：5個(gè)好用到哭的Office技能

　　1、讓windows幫你壓圖片——畫(huà)圖另存為

　　某次策劃的同事制作了一張典雅內(nèi)秀的中秋賀卡，老板非常開(kāi)心，即刻批復(fù)可發(fā)給客戶。但是在發(fā)送途中出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題是，同事做的圖片太專業(yè)了，有好幾M的大小，放在郵件正文里，會(huì)顯得太太太大了，頁(yè)面打開(kāi)很慢，無(wú)法保證閱讀效果。但是同事用專業(yè)軟件把圖片的尺寸改小后，體積還是下不來(lái);要不就是體積下來(lái)了，精度得不到保證。

　　圍觀群眾的我試了試用windows自帶的畫(huà)圖軟件，沒(méi)想到一下子……成功了。過(guò)程甚至都有些不忍直視的簡(jiǎn)單，所以我廢話了這么一堆撐場(chǎng)面……

　　好吧，該上步驟了：

　　1)調(diào)出畫(huà)圖軟件：開(kāi)始—程序—附件—畫(huà)圖;

　　2)用畫(huà)圖打開(kāi)需要調(diào)整的圖片;

　　3)如果圖片大小不用調(diào)整的話，不用任何操作，把圖片另存為一下，再查看圖片的大小就會(huì)發(fā)現(xiàn)只有幾百K了(注意，一定要是“另存為”!不然會(huì)覆蓋掉原文件，清晰大圖就沒(méi)了哦!);如果圖片需要調(diào)小一點(diǎn)，點(diǎn)擊圖片—拉伸/扭曲，在拉伸和扭曲對(duì)應(yīng)的格子里視情況填入0到100間一樣的數(shù)字即可。

　　聽(tīng)說(shuō)微信要發(fā)圖片的話，大小需要在300KB以下，用畫(huà)圖軟件處理一下輕輕松就OK了～

　　2、讓W(xué)ord幫你做QC——底色涂黃

　　這個(gè)問(wèn)題在我原來(lái)的公司，是一部血淚史……在做新文檔的時(shí)候，大家不是都會(huì)借用一些模板么，比如在8月月報(bào)的基礎(chǔ)上做9月的月報(bào)，比如在A客戶的方案基礎(chǔ)上做B客戶的方案，結(jié)果咧，很多粗心大意的男同志總有些地方?jīng)]替換干凈，于是一個(gè)錯(cuò)誤五十塊錢地扣……五十塊錢相當(dāng)于十幾個(gè)蛋餅啊!代價(jià)太慘痛了!

　　所以我在發(fā)一個(gè)模板給新同事之后，都會(huì)不厭其煩地重復(fù)下面的話：

　　1)先把所有內(nèi)容翻黃，包括頁(yè)眉頁(yè)腳(ctrl A，底色翻黃;雙擊進(jìn)到頁(yè)眉頁(yè)腳，ctrl A，再翻黃);為什么頁(yè)眉頁(yè)腳也要選中呢，因?yàn)轫?yè)眉上也會(huì)有時(shí)間/客戶等信息，以及大文檔下的分節(jié)會(huì)使頁(yè)眉頁(yè)碼紊亂，不先涂黃最后真的是太容易忘掉這塊陽(yáng)光照不到的小角落!

　　2)從上往下，從下往上，從中間到兩端，從A段到F段……任你做文檔有何種個(gè)人癖好的順序，做完一部分選中一部分，底色翻回?zé)o顏色，直到整個(gè)文檔clear。

　　相信我，這樣點(diǎn)兩下并不會(huì)耗時(shí)多久，但是好處是看得見(jiàn)的——做完的文檔**干干凈凈。養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣吧少年，你值得擁有!

　　3、讓Excel幫你做統(tǒng)計(jì)——數(shù)據(jù)透視表

　　這個(gè)工具在對(duì)多個(gè)數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的時(shí)候特別好用。比如下面我胡掐的一個(gè)學(xué)校花名冊(cè)：

　　統(tǒng)計(jì)該校一年級(jí)有多少名男同學(xué)多少名女同學(xué)過(guò)程如下：

　　1)選中該區(qū)域，然后點(diǎn)擊插入-數(shù)據(jù)透視表-數(shù)據(jù)透視表;

　　2)彈出頁(yè)面后不要任何操作，直接點(diǎn)擊確定;

　　3)在自動(dòng)生成的新sheet里，*右邊有一個(gè)“數(shù)據(jù)透視表字段列表”，將需要統(tǒng)計(jì)的字段“性別”拖到行標(biāo)簽區(qū)域，再把姓名拖到“數(shù)值”區(qū)域;

　　4)拖完后就會(huì)發(fā)現(xiàn)左邊表格區(qū)域有自動(dòng)生成的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)啦。

　　原理就是這樣啦，是不是很簡(jiǎn)單又強(qiáng)大呢～請(qǐng)各位自行運(yùn)用到各類需要統(tǒng)計(jì)的場(chǎng)合～數(shù)據(jù)少的時(shí)候可以手動(dòng)數(shù)一數(shù)，數(shù)據(jù)成百上千的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)東西很好用，而且結(jié)果不會(huì)出錯(cuò)～

　　4、讓Excel幫你做匹配——Vlookup公式

　　這個(gè)就是前面說(shuō)到的好用到哭的小技能!實(shí)際操作起來(lái)也是很簡(jiǎn)單，但是在批量匹配數(shù)據(jù)的時(shí)候，真是太太太好用了。還以上面的學(xué)生信息表為例，年級(jí)主任手上還有一張學(xué)生特長(zhǎng)的表格：

　　他想把這個(gè)特長(zhǎng)的信息也歸到左邊的表里去，形成一張信息比較完整的表格，這時(shí)候咋操作呢～

　　1)在需要填入信息的**表格敲入公式的前半部分“=vlookup(”，這個(gè)時(shí)候Excel會(huì)自動(dòng)跳出提示：

　　其中l(wèi)ookup_value指基于什么參數(shù)來(lái)比對(duì)，這里我們用的是學(xué)生的姓名，所以點(diǎn)擊一下B2單元格，再輸入一個(gè)逗號(hào);table_array就是在哪些區(qū)域內(nèi)查找，那就選中FG兩列(注意這里需要全選，就是單擊鼠標(biāo)不放在FG兩個(gè)字母的地方拖一下就行)，再輸入一個(gè)逗號(hào);col_index_num指的是取范圍內(nèi)哪一列的數(shù)據(jù)，這里我們?nèi)〉氖荊列，即FG的第二列，所以應(yīng)該填入2，再輸入一個(gè)逗號(hào);range_lookup不用管，填0就行，再輸入右括號(hào);

　　完整的公式長(zhǎng)得是這樣：

　　2)輸完上面的公式，按Enter鍵，Excel就會(huì)自動(dòng)匹配了，下面的表格不用輸，把鼠標(biāo)停在剛剛輸入過(guò)公式表格的右下方，待其變成 字形狀的時(shí)候往下拖，公式就會(huì)自動(dòng)填充，顯示#N/A的呢就是沒(méi)有特長(zhǎng)的同學(xué);

　　3)需要注意的是，這個(gè)時(shí)候得到的是公式運(yùn)算的結(jié)果，公式還是保留在表格里面的，而公式里面有table_array這個(gè)指標(biāo)，所以要求查找的區(qū)域位置是固定不變的，但是平常使用的時(shí)候這個(gè)位置難免會(huì)變動(dòng)(文件挪了個(gè)位置存放等等)，建議在做完后可以把剛剛得到的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼一遍，在粘貼的時(shí)候選擇只有值，把公式去掉，這樣得到的就是一個(gè)clean的文件了。

　　腫么樣，是不是很好用!

　　5、讓小工具幫你取色——Colorpix

　　做PPT的時(shí)候，通常有個(gè)思路是把整個(gè)PPT的色調(diào)做得與客戶logo或某個(gè)特定圖案一致，但是在調(diào)整字體顏色跟母板底色的時(shí)候，不知道前述目標(biāo)圖案的色調(diào)值的話，光靠肉眼調(diào)整很難做到一致。百度搜索一下colorpix這個(gè)可愛(ài)的小工具(說(shuō)它可愛(ài)是因?yàn)樗鼰o(wú)需安裝，體積極小，下載下來(lái)解壓一下就能隨時(shí)調(diào)用)，下載下來(lái)，然后愛(ài)!上!它!吧!

　　具體步驟：

　　1)雙擊打開(kāi)colorpix;

　　2)點(diǎn)一下需要取色的文件窗口;

　　3)再點(diǎn)一下任務(wù)欄的colorpix使其當(dāng)前活動(dòng)，鼠標(biāo)放在取色的地方就能得到一個(gè)RGB值;

　　4)回到要調(diào)色的地方，以字體為例，選中文字點(diǎn)開(kāi) 右邊的小三角選擇“其他顏色”，在彈出的頁(yè)面里點(diǎn)“自定義”，在RGB值的地方輸入剛才得到的數(shù)字就O了。